Gérer facilement le planning et fluidifier les échanges d’informations entre les équipes

La société Petiteau, implantée à Saint-Barthélemy-d’Anjou, est spécialisée depuis plus de 30 ans dans les travaux d’électricité, plomberie, chauffage et climatisation. La société a diversifiée ses activités au travers d’autres marques : IDécoration (agencement décoratif), IoT Solutions (domotique) et Secret de bain (création de salle de bain). 

L’entreprise travaillait auparavant de manière papier pour gérer ses informations : numéro de téléphone, adresse, fiche d’intervention, etc. Cette organisation était peu flexible et les informations difficilement accessibles sur le terrain et partageables entre les équipes. 

Les objectifs du projet : 

• digitaliser les processus de travail 
• gérer facilement et de manière partagée le planning des techniciens
• fluidifier les échanges d’informations entre les équipes
• accéder de manière mobile aux informations du CRM

Réalisations

Infocob #crm :

• Audit sur le site : analyse de l’organisation interne, du système d’information, des données à importer afin de définir la solution à apporter et les délais de réalisation.
• Installation, paramétrage et personnalisation du logiciel Infocob CRM : centralise l’information, favorise le travail collaboratif, fluidifie la communication en interne et facilite la gestion d’activité de l’entreprise dans sa globalité. Leur CRM comprend : 
  • Gestion des tâches qui permet de communiquer, partager, et de planifier des tâches et informations.
  • Base de contacts unique et partagée : point principal du CRM selon notre client, elle est enrichie par tous et centralise l’ensemble des contacts, les fichiers associés, chantiers, etc. 
  • Planning des équipes techniques et l’agenda des équipes commerciales : planification facile des chantiers et partage étendu des agendas à toute l’entreprise.
  • Automatisation des flux des demandes client depuis le site web.
  • Gestion des chantiers : centralisation des fichiers, photos de chantier, tâches, planning et communications avec le client et les partenaires. 
  • Module bien du client : suivi des biens immobiliers des clients. Prévision des maintenances, des entretiens et des évolutions des biens des clients.
  • L’outil de recherche et d’analyse des données : recherche de n’importe quelle information présente dans le CRM et traitement de ces données sous forme de tableaux croisés dynamiques ou graphiques.
• Mise en place du CRM Mobile : utilisation pour les commerciaux, conducteurs de travaux et techniciens. Il permet d’accéder à son planning, de suivre les rendez-vous, d’écrire les comptes rendus de réunion, d’accéder aux informations sur un client ou prospect, de suivre et préparer les interventions, etc. 
• Synchronisation email : import des mails directement dans le CRM à l’aide d’un simple « glisser-déposer ». Les emails sont automatiquement triés, classés, et archivés dans les fiches correspondantes. Envoi des emails possibles depuis le CRM. 

Infocob #marketing :

• Module SMS : organisation des chantiers, création de messages personnalisés et génération d’un historique des messages envoyés. Il permet à Petiteau de prévenir les clients, d’annoncer une livraison reçue, de confirmer les rendez-vous… Cet outil est considéré par l’entreprise comme un gain de temps car il permet d’éviter de passer de nombreux appels téléphoniques pour confirmer une information. Elle apprécie l’immédiateté et le côté plus personnel du SMS. 
• Module emailing synchronisé au CRM : listes de contacts du CRM connecté à l’outil d’emailing, ciblage emailing à partir du tracking disponible dans le CRM, rapports détaillés et suivi des clics/ouvertures par interlocuteur dans le CRM. L’objectif pour Petiteau est d’utiliser ce module pour prévenir de l’entretien d’un équipement, de réaliser des campagnes d’information (actualités, nouveautés sur les services ou produits…).

Infocob #cloud : 

• Solution Google Workspace : création de comptes Google Workspace pour l’ensemble des collaborateurs boostant l’efficacité de l’entreprise grâce aux nombreux outils collaboratifs (Gmail, Drive, Chat…).
• Synchronisation du CRM avec Google Agenda : permet de visualiser le planning, les biens, les projets, les interventions à faire depuis l’outil.

Infocob #web :

• Création d’un espace client : conception d’un espace privilégié permettant au client d’être en communication permanente avec l’entreprise (accès à l’avancement des demandes, mise à disposition de documents, suivi des chantiers, consultation de sa messagerie, dépôt de nouvelles demandes…).
• Développement d’un formulaire web : Insertion d’un formulaire de contact dans le site web relié directement au CRM, création d’une fiche prospect et d’une action pour chaque demande.